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Mieux gérer son temps pour gérer son stress

Cet article, initialement rédigé pendant la période de confinement, reste malheureusement d’actualité.  Gérer à la fois une surcharge de travail, éventuellement le télétravail, les activités familiales (qui concernent encore plus les jeunes parents et les aidants), les courses et les repas peut conduire à une «surchauffe » et vous avez tout intérêt à repérer les pièges principaux liés à une mauvaise gestion du temps.

  • Le multitâches : non, votre cerveau n’est pas fait pour faire deux choses à la fois (si je n’animais pas des formations de prévention sur le sexisme, je me risquerais à une phrase du type « non, même pour le femmes » !). La seule possibilité d’exécuter deux tâches à la fois sans perdre en efficacité c’est quand l’une d’elle soit automatisée (autrement dit quand votre cerveau n’a pas besoin d’y réfléchir). Je peux ainsi me laver les dents tout en écoutant les informations, mais je ne peux pas suivre efficacement une formation en ligne tout en surveillant du coin de l’œil les devoirs du plus grand. Ce qui est tentant devient vite une perte d’efficacité et un gros consommateur d’énergie pour votre cerveau, d’où votre sensation de fatigue intense à la fin de la journée. Dans la mesure du possible, obligez-vous à ne faire qu’une seule chose à la fois puisque, pour la majorité des multitâches, vous perdrez du temps et consommerez de l’énergie;
  • Le manque de priorisation : peut-être avez-vous perdu la capacité à distinguer les tâches prioritaires dans cette tourmente ? Pour rappel, une tâche prioritaire est à la fois urgente (en lien avec l’existence d’un délai) et importante (il y aura des répercussions négatives si je ne la fais pas). Selon la matrice d’Eisenhower, il existe 4 types de tâches : urgentes/ importantes- urgentes, pas importantes- pas urgentes, importantes – pas urgentes, pas importantes. Concentrez-vous sur les tâches urgentes et importantes et ne perdez pas de vue qu’il faut anticiper les tâches importantes, pas (encore) urgentes. Quant aux tâches non urgentes et non importantes, ne culpabilisez pas si en fin de journée elles n’ont pas été réalisées. Je vous invite à la lecture d’un article pour plus de détails ainsi qu’à une relecture très intéressante de ce modèle, en lien avec les valeurs.
  • Les interruptions : sachant qu’il nous faut entre 3 et 20 minutes pour se reconcentrer après chaque interruption, je vous laisse faire le calcul si, comme la moyenne des français, vous êtes interrompus toutes les 10  minutes… et oui, affolant!
  • Une sous-estimation du temps de travail alliée à une surestimation de votre efficacité : bref, vous êtes convaincus que vous allez pouvoir faire beaucoup de choses et, en fin de journée, vous vous direz « je n’ai rien fait » (impression renforcée si vous connaissez de nombreuses interruptions) . De façon naturelle nous avons tendance à sous-estimer le temps nécessaire à réaliser nos tâches (sous-estimation classique d’environ 20%) et de plus, pour les différentes raisons évoquées ci-dessus, auxquelles s’ajoute la perte de concentration liée à la gestion de nos émotions actuelles, il est difficile de se baser sur notre « ancienne » efficacité. Apprenons donc à ne pas mettre trop de tâches sur nos listes et surtout à estimer au plus juste le temps qu’elles prendront.

Voici quelques astuces à garder en tête pour mieux s’organiser :

  • Réservez les tâches demandant réflexion, attention et concentration aux moments calmes de la journée
  • Apprenez à « saucissonner » vos tâches, c’est-à-dire à créer de nombreux sous-objectifs, que vous pourrez interrompre plus facilement : votre attention du moment sera dirigée sur une seule de ces tâches à la fois et cela vous permettra d’être satisfait(e) en cochant plus de cases « réalisé » à la fin de la journée.
  • Pensez à noter là vous en étiez au moment où vous êtes interrompu(e), cela vous aidera à aller jusqu’au bout des tâches ;
  • Interrogez-vous sur la nature des interruptions : avez-vous la possibilité de faire différemment (cet appel est-il vraiment urgent ? puis-je le différer ?). Si certaines interruptions viennent de votre environnement extérieur (pas toujours maîtrisable), il existe un certain nombre d’interruptions sur lesquelles nous pouvons agir… par exemple, les notifications de mails. Je vous encourage donc à travailler en enlevant votre fenêtre d’alerte de mails et en retournant votre smartphone qui sera sur le mode silencieux lors des périodes de concentration. Pour vous motiver, souvenez-vous : Il nous faut entre 3 et 20 minutes pour nous reconcentrer après chaque interruption !
  • Priorisez vos tâches du jour : à partir d’une To-Do Liste  établie pour la semaine, piochez chaque matin (ou chaque veille au soir) la ou les tâches prioritaires à réaliser ; celles qui vous permettront d’être satisfait(e) de votre journée de travail en partant le soir, celles qui vous permettront d’y trouver un sens.
  • Incluez dans votre journée une routine ayant pour objectif votre bien-être physique ou psychologique : 5 minutes de cohérence cardiaque, une séance de méditation de Pleine Conscience (qui est un excellent moyen de développer l’attention)
  • Enfin, développez de la bienveillance à votre égard : le monde du travail actuel ne nous permet pas toujours de faire le travail aussi bien que nous l’aimerions…

Si le thème abordé aujourd’hui vous intéresse et que vous souhaitez le perfectionner, sachez qu’il existe un cours gratuit de 6 heures sur Openclassrooms pour « travailler en autonomie ».

Opinions

  1. Post comment

    Un grand merci pour tous ces articles et astuces.
    L’espacement des articles est de loin compréhensible, tu as le droit à de la bienveillance envers toi également 🙂
    A très bientôt

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